PUMA, metodología de un Project Manager

Las herramientas como Project Manager pueden ser muy heterogéneas entre ellas y a veces no son prácticas para todos los miembros/stakeholders del proyecto. Sin embargo, todas ellas no siguen una clara pauta de proceso de inicio a fin. En este artículo os quiero explicar el enfoque PUMA (Project Unified Methodology Approach), la herramienta para la definición, diseño, implementación y control de tus proyectos, no sólo para las direcciones de Sistemas, Tecnología e Información, sino también para las de negocio.

Un proceso de inicio a fin

PUMA permite conocer todos los pasos a seguir en el desarrollo del proyecto, así como la documentación y la secuencia de la misma. Un proceso de inicio a fin que consta de las siguientes etapas:

PUMA Sequence

  1. Inicialización:  Formalizar/refinar el alcance de negocio y definir la organización inicial necesaria para completar el proyecto.  En esta fase de inicialización debemos analizar la demanda, definir cuál es la organización del proyecto y finalmente realizar el plan de proyecto.
  2. Definición de los requerimientos: Entender, desafiar, definir y aprobar los requerimientos de negocio. Dentro de esta definición de requerimientos, se incluyen distintos pasos:
    • Definir los requerimientos de usuario: proceso actual versus proceso futuro, restricciones, etc.
    • Análisis de la aplicación de la solución en el mercado
    • Comparativa de proveedores
    • Selección e incorporación del Plan de Proyecto
  3. Diseño: Proporcionar un pack detallado de especificaciones de la solución seleccionada des del punto de vista funcional, técnico y servicios operacionales. Iniciar planes para la implementación. Los pasos a seguir para el diseño son los siguientes:
    • Especificar la solución de aplicación: definir los funcionales y la cobertura de los requerimientos de usuario.
    • Especificar la arquitectura del software y la ejecución del “Disaster Recovery Assessment“.
    • Organizar la estrategia de testeo:  ejecución del “Functional risk assessment”.
    • Especificación de los servicios operativos: “Service Level Agreement” (SLA) y ” Operating Level Agreement” (OLA).
  4. Construcción: Desarrollar la solución y verificar que cumple los especificaciones definidas con anterioridad. Prepara la solución con todos sus componentes, procesos asociados, formaciones y testeos. En la fase de construcción disponemos de las siguientes etapas:
    • Configuración y desarrollo de estándares
    • Preparación del sistema para su uso (incluye las formaciones, guías de usuario, etc.)
    • Preparar y realizar las pruebas de integración de sistemas (conexiones softwares)
    • Preparar la fase de testeo de usuario (test a realizar, funcionalidades, etc.)
  5. Aceptación: En esta fase se trata de obtener la aceptación del sistema, asegurar la preparación de la producción y obtener la validación final para la transición a producción. Los pasos a seguir en la fase de aceptación son:
    • Realizar el testo de aceptación por parte de los usuarios así como obtener el certificado de conformidad y establecer la matriz de trazabilidad.
    • Implementar los servicios operacionales: manuales de usuario.
    • Implementar el entorno productivo: configuración de la herramienta.
    • Gestión de la transición de entorno de testeo a entorno productivo.
  6. Lanzamiento: En esta última etapa, se corresponde con la implementación de la solución que soporta los procesos de negocio asociados y los servicios de Sistemas, Tecnología e Información así como el período de soporte posterior al lanzamiento y el cierre del proyecto.

Enfoques en PUMA

PUMA se adapta a cualquier tipo de enfoque, bien sean proyectos pequeños, proyectos de despliegue, enfoque ágil o incluso cuya solución es de un tercero.

Saas

  1. Pequeños proyectos:  Para duraciones inferiores a 5 meses, con uso de aplicaciones o servicios/infraestructuras existentes y trabajo requerido menor a 100 días laborables.
  2. Proyectos de despliegue: Para proyectos que instalarán una copia e implementarán un existente sistema computarizado en otra sede de la empresa. La duración del proyecto suele ser de 3 años. Este tipo de proyectos suelen suceder en empresas multinacionales con proyectos globales.
  3. Proyecto Agile: Es un medio para ejecutar un proyecto utilizando el Scrum ágil para el desarrollo de software. El enfoque de Agile se centra en la construcción de los requisitos de usuario más importantes (características / historias) mediante la cooperación de las buenas prácticas de un grupo. Recomendado cuando se trata de entornos complejos donde los requerimientos poco definidos o volátiles y la innovación, competitividad y flexibilidad son prioritarios. No hay menos actividades o entregas en un proyecto Agile, sino que el enfoque es entregar más valor al negocio antes.
  4. Propiedad de tercero: Cuando la implementación del proyecto es una solución cuya propiedad es de un tercero.  Es el caso de los software SaaS. En este caso los inconvenientes  son la no flexibilidad (los procesos de negocio deben ajustarse a las especificaciones de la herramienta), la resistencia de los empleados a cambios en procesos y las mejoras/cambios técnicos en la herramienta están sujetos a los calendarios del proveedor.

En conclusión, PUMA no sólo es una herramienta de trabajo para los Project Managers que ayuda a la implementación de un proyecto, control y desarrollo, sino también establecer una serie de controles en cada una de sus etapas que nos facilita en empresas multinacionales cotizadas a cumplir de manera fácil las regulaciones de la Ley de Sarbanes-Oxley (SOX).

Share this article

Licenciada en Administración y Dirección de Empresas por la Universitat de Barcelona y con MBA Executive por la escuela EAE Barcelona. Dispongo de más 12 años de experiencia en el área financiera, siendo los 4 primeros dentro de la firma PricewaterhouseCoopers, S.L. como auditora y el resto dentro de la multinacional farmacéutica Sanofi-aventis, S.A. Dentro de Sanofi España encargada de liderar proyectos de transformación y mejora continua, así como estrategias de negocio a nivel Iberia. Posteriormente, en Sanofi-aventis Deustchland en dónde he liderado proyectos a nivel Europeo y des del pasado mes de Octubre a nivel Mundial con sede en Barcelona como Global Accounts to Report Project Leader.

Facebook Comments

Deja un comentario