¿Cómo crear un proyecto de éxito? Etapas y trucos

Hoy en día somos muchos los que lideramos proyectos (o somos partícipes) y buscamos su éxito.  Como sabemos un proyecto nace de una idea creada por una necesidad interna (por nuestros “Stakeholders”) o externa (nuestros clientes).

Aunque cada proyecto varía en diferentes aspectos, como por ejemplo en la complejidad o la duración, todos ellos tienen fases en común. Las etapas de un proyecto suelen completarse secuencialmente, aunque en algunos momentos puntuales pueden coexistir. Pero, ¿cuál es la finalidad de estructurarse en fases? La respuesta es ayudarte en la gestión así como seguimiento del proyecto. Veamos a continuación las diferentes etapas:

  • Etapa 1- Definición de objetivos/inicio: Corresponde con la descripción del proyecto en el que se indica la necesidad, objetivos, miembros del equipo de trabajo, beneficios esperados y ventaja competitiva de nuestro producto en relación al de la competencia. Debemos tener en cuenta que sin un buen desarrollo de la etapa inicial podríamos encontrarnos ante los siguientes riesgos:
    • Riesgos para el proyecto: una mala definición de objetivos supone el declive.
    • Riesgos para el equipo: puede llegar a suponer o apreciarse como fracaso, como si el proyecto fuera interminable.
  • Etapa 2 – Planificación: Definición de las acciones que se llevarán a cabo durante el proyecto como las fases dentro del mismo, la calendarización en el tiempo, los recursos disponibles, así como las metas en cada fase. Os muestro un claro ejemplo de implementación de una herramienta dentro del área de finanzas:planning
  1. La reunión inicial corresponde con la presentación del proyecto al cliente o Stakeholder. Estas reuniones suelen ser de un día y suelen incluir una pequeña demostración de las funcionalidades de la herramienta seleccionada a los usuarios clave.
  2. Recopilación de datos necesarios para la configuración del nuevo producto de acuerdo a nuestras necesidades. No toda información disponible es la correcta. Únicamente debemos seleccionar la que explique nuestro objetivo y,  una vez tratada, nos soporte nuestro resultado.
  3. La configuración corresponde con el tercer paso. No es más que la carga de datos en la herramienta.
  4. El testeo de usuario clave se trata de realizar una prueba para determinar si se cumplen los requisitos de una especificación o contrato.  Es decir, si lo que hemos diseñado y configurado previamente cumple nuestro objetivo, si tenemos el producto que queremos y, lo más importante, si el usuario está satisfecho de ello. En caso contrario, es en esta fase donde se deben recoger todos los ajustes a realizar o fallos de la herramienta en el registro-de-incidencias. El seguimiento y cierre de este listado es vital para el éxito del proyecto y satisfacción del cliente.
  5. La formación usuario final e implementación interna corresponde al aprendizaje por parte del resto de usuarios de la herramienta con el mismo entorno de testeo utilizado por los usuario clave. En este momento todas las funcionalidades, configuraciones e incidencias detectadas en puntos anteriores deben haberse resuelto.
  6. Finalmente, llegamos a la entrada en productivo y post entrada en productivo. Corresponde con la fase del lanzamiento del proyecto y monitorización del primer mes en productivo de la herramienta. En esta fase es esencial realizar reuniones diarias con el cliente y stakeholders con el fin de detectar y resolver rápidamente cualquier hecho excepcional.
  • Etapa 3 – Gestión y metodología: Etapa que coexiste con todas las anteriores. Se trata de la realización de reuniones de seguimiento no sólo a nivel de equipo de Proyecto sino con todos los participantes. Al principio del proyecto estas reuniones son de carácter semanal hasta la fase de puesta de productivo. Una vez lanzado el proyecto (ver punto 6 anterior) es conveniente realizar reuniones de carácter mensual. A nivel gerencial se recomiendan reuniones trimestrales.  La finalidad de estas gestiones es:
    • Saber dónde estamos y a dónde vamos.
    • Analizar los riesgos o puntos críticos/bloqueantes.
    • Realizar un seguimiento de recursos utilizados o en caso de necesidad.
    • Analizar la comunicación realizada (continua y fluida).
  • Etapa 4 – Control: En esta etapa se trata de detectar desviaciones, actualizar el plan de gestión del riesgo, poner medidas correctoras y preparar un plan de contingencias. En esta fase se definen los indicadores de control, no sólo a nivel de proceso (si esta herramienta me sirve para optimizar mi proceso), sino también a nivel de usuario  (como por ejemplo el uso de la herramienta o el grado de satisfacción mediante lanzamiento de encuestas).  Estos indicadores suelen presentarse en las reuniones gerenciales.

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Licenciada en Administración y Dirección de Empresas por la Universitat de Barcelona y con MBA Executive por la escuela EAE Barcelona. Dispongo de más 12 años de experiencia en el área financiera, siendo los 4 primeros dentro de la firma PricewaterhouseCoopers, S.L. como auditora y el resto dentro de la multinacional farmacéutica Sanofi-aventis, S.A. Dentro de Sanofi España encargada de liderar proyectos de transformación y mejora continua, así como estrategias de negocio a nivel Iberia. Posteriormente, en Sanofi-aventis Deustchland en dónde he liderado proyectos a nivel Europeo y des del pasado mes de Octubre a nivel Mundial con sede en Barcelona como Global Accounts to Report Project Leader.

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